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Obligation d'utiliser des logiciels de caisse certifiés à partir de 2018

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Publié par dans Caisse ·
Résumé
Afin de lutter contre la fraude à la TVA liée à l'utilisation de logiciels permettant la dissimulation de recettes, la loi de finances pour 2016 instaure l'obligation à partir de 2018 pour les commerçants et autres professionnels assujettis à la TVA d'enregistrer les paiements de leurs clients au moyen d'un logiciel de comptabilité ou d'un système de caisse sécurisé et certifié satisfaisant aux conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données, attestées par un certificat délivré par un organisme accrédité ou par une attestation individuelle délivrée par l'éditeur.
En cas de contrôle, l'absence d'attestation sera soumise à une amende de 7 500 € par logiciel ou système non certifié, le contrevenant devant régulariser sa situation dans les 60 jours.
Données concernées :
Il s'agit de toutes les données qui concourent directement ou indirectement à la réalisation d'une transaction participant à la formation des résultats comptables et fiscaux – qu'il s'agisse d'une opération de vente ou d'une prestation de services (émission d'une note, d'un ticket, d'une facture), ainsi que de toutes les données liées à la réception (immédiate ou attendue) du paiement en contrepartie. Sont également concernées l'ensemble des données permettant d'assurer la traçabilité de ces données concourant à la réalisation de la transaction et de garantir l'intégrité de celles-ci.   
   
Inaltérabilité : Le logiciel doit conserver les données renseignées dans leur état d’origine et enregistrer toute opération de modification.
Le logiciel doit enregistrer toutes les données d’origine relatives aux opérations d’encaissement, les conserver et les rendre inaltérables. Toute modification ou annulation de données est enregistrée.
Sécurisation : Le logiciel doit sécuriser les données et garantir ainsi la restitution des données de transaction dans leur état d’origine à l’Administration Fiscale.
Conservation : Les logiciels de comptabilité, de gestion et de systèmes de caisse doivent prévoir des clôtures, au minimum annuelles, et la conservation des données pendant 6 ans. Les systèmes de caisse doivent notamment prévoir en plus une clôture journalière et mensuelle.
Le logiciel  doit prévoir une clôture annuelle (ou par exercice) pour la gestion et la comptabilité et une clôture journalière, mensuelle et annuelle (ou par exercice) pour les systèmes de caisse afin de calculer des données cumulatives et récapitulatives, intègres et inaltérables. Ces données doivent être conservées pendant six ans.
Archivage : Le logiciel doit permettre d’archiver et de dater les documents et d’en garantir un accès aisé à l’administration fiscale.
Les données doivent pouvoir être lues aisément par l'Administration en cas de contrôle ou lorsque l'entreprise a changé de système.
Les caisses enregistreuses sécurisées doivent répondre à un certain nombre d’exigences techniques, notamment :
1. La conservation électronique des données détaillées des transactions dans le format prescrit, cryptées selon les modalités spécifiques et sur des dispositifs de stockage prédéfinis ;
2. Des documents détaillés que seul le contrôleur des impôts peut consulter à sa demande
3. La conservation de pistes complètes pour la vérification et, dans certains cas, le suivi des événements ;
4. Le système doit être doté d’un module de contrôle sous une forme ou sous une autre ; et
5. D’autres mesures techniques destinées à se prémunir contre des altérations ultérieures de manière à garantir l’intégrité des données.
Ce qui est obligatoire en cas de contrôle fiscal :
. Remettre l’ensemble des Z de caisse (ou RAZ) quotidien que vous avez édité avec votre caisse enregistreuse ou que vous avez édité à la main.
. Donner l’ensemble des duplicata des tickets de caisse que vous avez édité au cours d’une période précise.
. Fournir l'accès à une bande de contrôle permettant de suivre chaque action menée sur la caisse.
 Pour pouvoir faire face aux contrôles fiscaux, le logiciel de gestion de caisse utilisé doit garantir l’intégrité des opérations, faciliter l’accès aux données et respecter leur confidentialité. Si les traces des transactions sont conservées dans la mémoire de l’appareil ou dans un appareil de stockage externe, il faut mettre en place un système empêchant tout risque de modification des fichiers.
Si les opérations au comptant enregistrées pendant toute la journée ne dépasse pas les 76 euros TTC, l’enregistrement comptable pourra se faire globalement mais les tickets de caisse relevant de chaque transaction doivent quand même être conservés en tant que justificatifs.
Tous les commerçants sont susceptibles d’être contrôlés par l’administration fiscale. Pour pouvoir y faire face, le logiciel de gestion de caisse choisi doit remplir quelques exigences techniques et garantir :
la production d’un ticket de caisse concernant toutes les informations requises  dont la date et l’heure d’édition, le numéro d’ordre dont la série doit être continue, la dénomination sociale, le libellé des produits livrés, le montant de la taxe et l’identification de la caisse ; l’établissement de la bande Z ;
la mise en place d’un système de sécurité empêchant la modification ou la détérioration des données conservées.
Les caractéristiques du matériel doivent être communiquées aux autorités compétentes avant sa mise en service. Si le logiciel de caisse choisi par les commerçants ne permet pas de répondre à toutes ces exigences, ils risquent de s’exposer à des sanctions financières importantes pouvant aller jusqu’à 5 000 euros.
Si une entreprise a utilisé un matériel d’encaissement pour frauder l’administration fiscale, le fabricant sera également tenu responsable car il ne pouvait pas méconnaitre cette fonctionnalité de son appareil. Le montant de l’amende sera de 15 % des recettes générées par la vente de l’outil de gestion. Le fabricant sera également solidaire aux sociétés ayant utilisé son produit pour le paiement de leurs droits.
Pour se prémunir contre les usages frauduleux de leurs logiciels d’encaissement, les professionnels peuvent mettre en place quelques mesures préventives : bien informer les entreprises sur leur utilisation, instaurer un système permettant de tracer les transactions effectuées et d’empêcher l’ajout ou la suppression de données, bien gérer les droits d’accès, mettre en place un manuel de bonne pratique à destination des utilisateurs. Les éditeurs de logiciels de caisse doivent également s’assurer que leurs caisses enregistreuses permettent aux commerçants de se conformer à la règlementation en vigueur.
Le 1er janvier 2018, les commerçants auront donc l’obligation de fournir des tickets de caisse à leurs clients issus de systèmes de gestion sécurisés et aux normes françaises.


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